WERSJA ROBOCZA do akceptacji Well Catering — projekt docelowy polityki prywatności przygotowany przez dostawcę aplikacji (SAiF). Treść wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez administratora danych, czyli Well Catering. Miejsca oznaczone [do uzupełnienia] wymagają danych lub decyzji administratora. Po akceptacji status zmienia się na „opublikowana”, a wersja i data w nagłówku zostają podniesione.

Polityka prywatności aplikacji Well Bistro

Aplikacja Well Bistro pozwala zamawiać obiady z menu na kolejny dzień i odbierać je przy kasie z kodem QR. Poniżej wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy, po co, komu je powierzamy i jakie masz prawa.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest Well Catering [do uzupełnienia: pełna nazwa podmiotu z KRS/CEIDG, adres siedziby, NIP]. Kontakt w sprawach danych osobowych: [do uzupełnienia: adres e-mail administratora].

Aplikację na zlecenie administratora dostarcza i utrzymuje Smart AI Flow (SAiF) [do uzupełnienia: dane rejestrowe SAiF]. SAiF jest podmiotem przetwarzającym: przetwarza dane wyłącznie w imieniu i na polecenie administratora, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych.

2. Jakie dane przetwarzamy

• adres e-mail — logowanie kodem wysyłanym na e-mail albo kontem Google (z konta Google otrzymujemy adres e-mail i identyfikator konta; nie otrzymujemy hasła),
• imię i nazwisko — podajesz je przy pierwszym logowaniu; kasa wyszukuje po nich Twoje zamówienie, gdy nie masz przy sobie telefonu,
• przypisany lokal (wynika z kodu QR w bistro) i wybrany język aplikacji,
• zamówienia: wybrane dania, dzień odbioru, sposób odbioru (na miejscu / na wynos), kwota, status (złożone, odebrane, anulowane, nieodebrane), kod zamówienia i kod QR, czas odbioru,
• informacja o nieodebranych zamówieniach i o blokadzie konta, jeśli do niej doszło,
• dziennik wiadomości e-mail wysłanych przez aplikację (adres odbiorcy, rodzaj wiadomości, dzień, wynik wysyłki); treść wiadomości nie jest w nim przechowywana,
• dane techniczne niezbędne do działania aplikacji: pliki cookie sesji, adres IP i dane żądań w dziennikach serwera.

Nie zbieramy danych płatniczych — za zamówienie płacisz przy kasie. Nie wymagamy danych szczególnych kategorii.

3. Po co przetwarzamy dane i na jakiej podstawie

• utworzenie konta, przyjęcie i wydanie zamówienia, pokazanie kodu QR, obsługa anulowania — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem),
• wiadomości dotyczące zamówienia (potwierdzenie złożenia i anulowania) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
• przypomnienie e-mailem przed końcem składania zamówień (możesz je wyłączyć w Koncie albo jednym kliknięciem w wiadomości) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora: wygoda klienta i mniej nieodebranych obiadów),
• blokada konta po nieodebranym i nieanulowanym zamówieniu oraz dochodzenie nieuregulowanych należności — art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• bezpieczeństwo aplikacji, zapobieganie nadużyciom, dzienniki serwera — art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• statystyki zamówień w lokalu (zestawienia zbiorcze bez identyfikacji osób) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
• wypełnienie obowiązków wynikających z przepisów (np. rachunkowych i podatkowych) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

[do uzupełnienia: potwierdzenie podstaw prawnych przez administratora]

4. Jak długo przechowujemy dane

• Konto i dane profilu — do czasu usunięcia konta przez Ciebie. Konto możesz usunąć sam w aplikacji (Konto → Usuń konto); usuwamy je wtedy od razu.
• Zamówienia — po usunięciu konta zamówienia zostają w raportach restauracji bez Twoich danych osobowych (bez powiązania z Tobą), ponieważ są potrzebne do rozliczeń i planowania produkcji. Zamówienia, które można jeszcze anulować, anulujemy przy usuwaniu konta. [do uzupełnienia: okres przechowywania danych o zamówieniach, np. zgodny z przepisami rachunkowymi]
• Dziennik wiadomości e-mail — przy usuwaniu konta Twój adres w dzienniku jest zastępowany znacznikiem anonimowym.
• Dzienniki serwera — [do uzupełnienia: okres, np. 30 dni].
• Kopie zapasowe — baza danych jest objęta kopiami zapasowymi przechowywanymi do 30 dni; usunięte dane mogą w nich pozostać do czasu wygaśnięcia kopii, po czym znikają.

Ważne: usunięcie konta nie znosi nieuregulowanych należności za nieodebrane zamówienia. Administrator może dochodzić ich w zwykłym trybie.

5. Komu powierzamy dane

Dane są przetwarzane w Unii Europejskiej. Odbiorcami danych są podmioty, z których usług korzysta aplikacja, wyłącznie w zakresie niezbędnym do jej działania:

• Smart AI Flow (SAiF) — dostawca i operator aplikacji (podmiot przetwarzający),
• Supabase (region UE, Frankfurt) — baza danych i uwierzytelnianie,
• Hetzner (UE) — serwer, na którym działa aplikacja, oraz nośnik kopii zapasowych,
• Resend (region UE) — wysyłka wiadomości e-mail (kod logowania, potwierdzenia, przypomnienia),
• Google — jeśli logujesz się kontem Google (zgodnie z polityką prywatności Google),
• [do uzupełnienia: narzędzie do monitorowania błędów, jeśli jest włączone, oraz jego lokalizacja przetwarzania].

Nie sprzedajemy danych i nie przekazujemy ich do celów reklamowych. [do uzupełnienia: potwierdzenie, że nie dochodzi do przekazania danych poza EOG; jeśli któryś podmiot przekazuje dane poza EOG, opisać zabezpieczenia]

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych — możesz usunąć konto samodzielnie w aplikacji, a w pozostałych sprawach napisać do administratora,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie administratora (m.in. wyłączysz przypomnienia e-mailem w Koncie),
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

W sprawach dotyczących danych napisz na adres wskazany w punkcie 1. Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail i imienia nie utworzymy konta ani nie przyjmiemy zamówienia.

7. Pliki cookie i pamięć urządzenia

Aplikacja używa wyłącznie niezbędnych plików cookie: sesji logowania, wybranego lokalu i języka. Nie używamy cookie reklamowych ani analitycznych.

Aplikacja zapisuje też w pamięci przeglądarki (localStorage i pamięć podręczna aplikacji instalowanej na ekranie głównym): zawartość koszyka oraz — po włączeniu tej funkcji — kod QR dzisiejszego zamówienia, który ma działać bez zasięgu. Te dane zostają na Twoim urządzeniu i są usuwane przy wylogowaniu oraz przy usunięciu konta.

8. Wiadomości e-mail

Wysyłamy: kod logowania, potwierdzenie złożenia zamówienia, potwierdzenie anulowania oraz przypomnienie przed końcem składania zamówień. Przypomnienia możesz wyłączyć w Koncie albo jednym kliknięciem w linku na końcu wiadomości; pozostałe wiadomości dotyczą Twojego zamówienia lub logowania.

9. Zmiany polityki

O istotnych zmianach poinformujemy w aplikacji. Aktualna wersja i data są widoczne na początku tej strony.